時間管理 Time Management (上)

By Eric Li

有家長跟我說：”「展望」的課程很好，但是我的孩子的功課已經很忙，沒有時間去做其他的事情”。我的答案是你的孩子很可能需要學習或改進他的時間管理方法。我常常舉的例子是我的女兒在展望最後的一年，她正在12班𥚃努力她完成國際中學文憑International Baccalaureate (IB)課程的最後一年。除了完成二百多小時的義工服務， 4000多字的畢業論文，「展望」的金章訓練課程，社區服務計劃， 80多公里的遠足，到卑詩省的團隊生活營，當然還有日常的課堂功課．

展望的首两位在2004年金章畢業學員銀行副總才孫嘉盈(右一)和李欣穎醫生聯同展望主席李樹德在2012年畢業典禮中致送記念品给利徳蕙參議員

在那一年她拿到了「展望」和「愛丁堡公爵奬勵計劃」的金章奬，國際中學文憑畢業證書，然後進入他心儀的大學學系學習。她更成為「展望」金章奬的第一個獲獎者。她現在是執業的視光學眼科醫生。她是否能人所不能？我想她的成功是優良的時間管理加上她有一個很自律和有決心的性格。

英國肯特大學的學生輔導中心網頁中有一個很好的教人善用時間的網頁。當你覺得時間不夠用，或是有很多事未能完成，這時就有需要撿討你的時間管理技巧。

時間管理的基本是保持一個待辦事項列表 (to-do list),你應該有一個提醒系統去告訴你，在什麼時間你需要做什麼：不要試圖將一切記在腦袋裏，因為你不可能記得所有的事！無論你走到哪裡也隨身攜帶筆和紙或其他同樣的電子產品。最簡單地說你的提醒系統可以簡單地使用及寫下你需要做的事項，包括約會和最後期限的事情。

一個肯特大學的學生說“為了保持如期工作我設計了一個時間表，我必須堅持使用。我用我自己編寫的電子日曆發出電子郵件去催促我自己和我的團隊。這是一個非常有用的工具，它是一個我所用持續有效地管理自己時間的工具。“。

附圖顯示時間管理的成功要素

需要完成的任務的每日清單是行動計劃的重要組成部分。定期參考並更新。將名單上的事項分類為重要的/沒有重要和緊迫/非緊急。這樣的列表可以採取各種格式。每日更新列表，刪除已完成的任務，並加入新的需要完成任務。緊急的或重要的任務可以用星號突出顯示。

使用待辦事項清單 (To-do List)的好處:

·         集中精神在重要的事項上

·         你不會忘記需要完成的事項

·         寫一個清單可以幫助整理您的思維

·         它有助於展現出大局觀

·         你不需要在你的腦袋記著一切。

·         這樣可以節省時間

·         它可以幫助你在決定優先順序：最重要和最迫切

·         你不太可能分散注意力而去做其他不重要的事項

·         你列舉出你完成的事項時會帶來成就感

·         你覺得你對事情有更多的控制

·         你有你做過的事有一個記錄

·         你不會荒廢時間，因為你常常知道下一個應該做的事項

另一個時間管理的重要元素是排列事項的優先次序 Prioritise

效率(Efficiency)和有效(Effectiveness)是不一樣的。有人工作努力，組織得很好，但花所有的時間在不重要的事項，都可能是有效率的，但沒有效果。為了提高效率，你需要決定什麼任務是緊迫(urgent)和重要(important)，並把重點放在那些重要的事項。這就是所謂的優先次序。重要的是要列出你的事項和優先順序進行排列，然後投入最多的時間做最重要的事項。這避免了把注意力集中在簡單，容易的事項，及太多干擾你工作的鎖事。

還要區分緊迫與重要任務之間旳分別：一項緊迫的任務不一定是很重要的！営你在尋找工作時，您若無法對每一個雇主都發申請書。您將需要仔細優先考慮那些工作是你希望申請的，還要根據其他的因素，例如截止日期，地點，所需學歷，及獲得工作的機會等。在這裡我想到一個眾所周知的例子 - 在瓶子裏放大石和小石的故事。若是將所有的小石子先放入瓶子裏，那就放不入其他的大石。若先放入大石，然後再放入小石去填補大石間的間隙，這樣就可以將所有的大小石都放入瓶子裏。這個比喻是應完成重要的事項，然後再完成其他比較不重要的事項。那就有機會完成所有的事項。

時間管理還有其他的元素 - 怎樣去安排時間？怎樣去找出浪費時間的地方？訂立目標，分拆大的事項，堅持原則…    曰後再詳細分析。